Microsoft SharePoint позволяет компаниям сделать совместную работу более эффективной, предоставить возможности управления информацией и автоматизировать бизнес-процессы. Система управления бизнес-процессами важна как в больших, так и в маленьких компаниях.


Microsoft  SharePoint представляет из себя корпоративный узел (web-сайт), содержимое и функционал которого можно настраивать в соответствии с потребностью компании. Для каждого отдела можно создавать дочерние узлы и организовывать совместную работу (документы, задачи, календарь и т.п.) между сотрудниками отдела.
 
 

1.    Управление документами:

Для создания, управления и структуризации документов отдела или компании в SharePoint используются библиотеки документов.

 
Библиотеки можно настраивать различными способами. Можно управлять созданием и отображением документов, отслеживать и контролировать доступ к ним. Можно отслеживать версии документов, включая учет количества версий и типы версий, а также можно ограничить круг пользователей, которым разрешается просматривать документы до их утверждения.

Возможности библиотеки документов:

   Отслеживание версий документа:

• Запись истории версий  Пользователи могут видеть, кто и когда изменял документ, а также комментарии, добавляемые при внесении изменений.
• Восстановление предыдущей версии в качестве текущей  В текущей версии допущена ошибка? Или нужно восстановить часть документа, которая была удалена? Можно просто заменить текущую версию предыдущей.
• Просмотр предыдущей версии  Можно просматривать предыдущую версию без необходимости переписывать текущую версию.

      Утверждение документа:
Когда применяется этот параметр, документ, подвергшийся изменениям, остается в отложенном состоянии до тех пор, пока он не будет утвержден или отклонен кем-либо, имеющим разрешение на его утверждение. Если документ утвержден, ему назначается состояние Утверждено в списке или библиотеке и он показывается всем, кто имеет разрешение на просмотр списка или библиотеки. Если элемент или файл отклонен, он остается в отложенном состоянии и отображается для пользователей, имеющих разрешение на просмотр черновиков.

   Требование извлечения файлов:
При требовании извлечения файла гарантируется, что только один пользователь может редактировать файл до тех пор, пока он не будет возвращен в библиотеку. Благодаря извлечению файлов можно избежать ситуации, когда несколько пользователей одновременно вносят изменения в один и тот же файл, что приводит к конфликтам и путанице.

   Уведомления об изменениях
Пользователи могут настраивать оповещения по электронной почте, уведомляющие об  изменении  любого документа а также библиотеки целиком.
Можно настроить немедленную отправку оповещений, а также отправку сводки за день или за неделю.

   Два уровня корзины
В SharePoint есть возможность быстро восстановить удаленный документ.
Удаленные из библиотеки документы попадают в корзину узла. Если истек срок хранения или пользователь вручную удалил документы из корзины узла, они попадают в корзину второго уровня, из которой в любой момент можно восстановить документы.

   Шаблоны документов:
Для библиотеки документов можно создать шаблон, на основе которого будут создаваться все новые файлы.

2.    Новости:

В SharePoint можно создать новостную ленту, которая будет отображаться на главной странице узла. Для каждой новости можно установить срок действия.


 

3.    Календарь и контакты:

   Календарь:
Календарь используется для отслеживания различный событий: совещаний, встреч, событий на  целый день различных корпоративных мероприятий. Можно отслеживать важные для группы даты, например сроки выполнения заданий или даты выпуска продуктов, которые не связаны с определенным интервалом времени.
Можно сравнивать и сопоставлять календарь на узле SharePoint с датами, заданными в календаре Office Outlook 2007, просматривая оба календаря рядом или накладывая их друг на друга в Office Outlook 2007

 

   Контакты:
В списке Контакты можно хранить информацию как о сотрудниках компании, так и о необходимых внешних контактах. Список контактов также можно синхронизировать с программой Outlook.

 

4.    Задачи и проекты:

 Списки задач – важное средство управления, которое облегчает управление отделом, действия, которые необходимо выполнить группе, или конкретные четко определенные шаги, которые нужно выполнить в сложном проекте.

 

После создание задачи пользователям, ответственным за выполнение задачи, автоматически отправляется сообщение по электронной почте. Менеджеры могут настроить оповещения, чтобы получать сообщения при изменении или выполнении задач, а также ежедневную или еженедельную сводку.

В Sharepoint также существует список «Задачи Проекта», представляет собой диаграмму Гантта, с помощью которой удобно просматривать сводки задач.

 

5.    База знаний компании:

С течением времени в компании накапливается база знаний: решение различных проблем и задач, FAQ по различным вопросом.
Для удобной структуризации этой информации, создания базы знаний в SharePoint можно использовать технологию Wiki.
Пользователи смогут легко создавать и изменять Wiki-страницы, содержащие рисунки, таблицы, гиперссылки, ссылки на внутренние элементы SharePoint. Если информация по какой то теме будет отсутствовать или будет не полной, пользователи легко могут модифицировать информацию: добавлять страницы, ссылки на страницы и изменять информацию введенную другими пользователями. Все это позволяет команде быстро и легко создавать свою базу знания – и в результате с минимальными усилиями распространять накопленные знания.

6.    Доска обсуждения:

Доска обсуждения позволяет пользователям создавать темы обсуждения и участвовать в них, для совместного решения проблем, обсуждения различных вопросов.

7.    Рабочие процессы:

Рабочий процесс в SharePoint  - это автоматизированное движение документов или объектов через определенную последовательность действий или задач, связанных с бизнес-операцией..
Стандартные рабочие процессы:

• Сбор подписей
• Утверждение документа

Возможности SharePoint не ограничиваются стандартными рабочими процессами, при необходимости можно создавать более сложные процессы.

 

8.    Поиск.

Поиск осуществляется по всему содержимому узла: документам, задачам, контактам, новостям, базе знаний и т.п.  Таким образом, можно использовать единое окно поиска для нахождения информации по всей компании.

Подробную информацию Вы можете получить, используя меню обратной связи,
или позвонив по телефону:  +7 (495) 980-45-64